§ 42
Kosten

(1) Die durch die Tätigkeit des Personalrates oder der von ihm beauftragten Mitglieder entstehenden notwendigen Kosten trägt die Dienststelle.

(2) Bei Reisen von Mitgliedern des Personalrates, die zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben notwendig sind, werden Reisekostenvergütungen nach Maßgabe des § 4 Abs. 1 und 1a des Besoldungs- und Versorgungsrechtsergänzungsgesetzes des Landes Sachsen-Anhalt gezahlt.

(3) Für die Sitzungen, die Sprechstunden und die laufende Geschäftsführung hat die Dienststelle in erforderlichem Umfang Räume, Büropersonal, Informations- und Kommunikationstechnik und den sachlichen Geschäftsbedarf zur Verfügung zu stellen.

(4) Dem Personalrat sind in der Dienststelle Plätze für Bekanntmachungen und Anschläge zur Verfügung zu stellen. Er kann schriftliche Mitteilungen an die Beschäftigten herausgeben. Der Personalrat kann Bekanntmachungen auch in einem von der Dienststelle eingerichteten Intranet veröffentlichen lassen.

Vergleichbare Vorschriften: § 44 BPersVG; § 40 BetrVG

Erläuterung:

Absatz 1

1 Die Dienststelle hat die durch Wahrnehmung der Aufgaben und Befugnisse des Personalrates entstehenden Kosten zu tragen (BVerwG vom 22.6.62-VII P 8.61-, PersV 62, 180; BVerwG vom 18.6.91- 6P 3.90-, PersR 91, 341 m.N. der bisherigen Rspr.). Die durch die Personalratsarbeit entstehenden Kosten sind Kosten der Dienststelle, da der Personalrat als Teil der Dienststelle angesehen wird. Der Personalrat besitzt keine Rechtspersönlichkeit und kann nicht Träger vermögensrechtlicher Ansprüche oder Verpflichtungen sein. Eingegangene Verpflichtungen des Personalrates binden somit die Dienststelle, die ohne weiteres Schuldner der Forderungen des Geschäftspartners wird. Gläubiger haben daher ihre etwa notwendigen Klagen gegen die Dienststelle und nicht gegen den Personalrat zu richten. Nur in den Fällen des Absatzes 3 besteht keine Handlungsbefugnis des Personalrates nach außen; seine Forderungen richten sich im Binnenverhältnis an die Dienststelle. Ob es sich um notwendige Kosten i.S. des Gesetzes handelt ergibt sich weder aus subjektiven Einschätzungen des Dienststellenleiters noch des Personalrates oder eines seiner Mitglieder. Dies ist allein nach objektiven Maßstäben zu beurteilen (BVerwG vom 29.8.75 - VII P 13.73-, PersV 76, 305).

2 Im Haushaltsplan werden der Dienststelle die Mittel zur Aufgabenerfüllung bereitgestellt; so auch die notwendigen Mittel für die Personalratsarbeit. Der Dienststellenleiter muss von sich aus diese beim Haushaltsentwurf anmelden. Zusätzlicher Bedarf, der über die Haushaltsmittel des vorangegangenen Jahres hinausgeht (z. B. durch Schulungsmaßnahmen nach Neuwahlen), hat der Dienststellenleiter zu berücksichtigen. Auch der Personalrat kann zusätzliche Mittel, die er für erforderlich hält, bei der Dienststellenleitung anmelden. Will der Personalrat kostenwirksame Maßnahmen beschließen, so hat er der Dienststellenleitung dies mitzuteilen, damit diese den Haushalt auf vorhandene Mittel überprüfen kann. Besteht die Gefahr, dass während des Haushaltsjahres eingeplante Mittel für die Personalratsarbeit sich erschöpfen, so hat der Dienststellenleiter von sich aus dies dem Personalrat mitzuteilen.

3 Entstehen für die Personalratsarbeit unvorhersehbare Aufwendungen, die nicht geplant und durch den laufenden Haushalt nicht gedeckt sind, so hat die Dienststellenleitung einen Antrag auf Nachbewilligung von Haushaltsmitteln zu stellen.

4 Setzt die Dienststellenleitung Haushaltsmittel für die Personalratsarbeit zu niedrig an oder versäumt sie sogar die notwendigen Mittel zu berücksichtigen, so stellt dies eine Behinderung der Personalratsarbeit dar (BVerwG vom 24.11.86 - 6P 3.85-, PersR 87, 84).

5 Im Zusammenhang mit gerichtlichen Verfahren hat die Dienststelle die außergerichtlichen Kosten des Personalrates oder eines seiner Mitglieder zu tragen. Erstattungspflichtige Kosten sind auch die Gebühren eines Rechtsanwaltes, der den Personalrat in einem verwaltungsrechtlichen Beschlussverfahren vertritt (BVerwG vom 20.02.2014 - 6 PB 39/13). Voraussetzung zur Kostenübernahme ist dabei, dass der Rechtsstreit zur ordnungsgemäßen Durchführung der Personalratsarbeit notwendig war. Auf das Ergebnis des Rechtsstreites kommt es hinsichtlich der Kostentragungspflicht seitens der Dienststelle grundsätzlich nicht an. Eine Kostenübernahme hierbei ist auch nicht davon abhängig, dass die Dienststelle der Durchführung des Verfahrens oder der Beauftragung eines Rechtsanwaltes zustimmt (OVG NW vom 22.8.60- CB 4/60, ZBR 62, 26). Werden allerdings Gerichtsverfahren völlig mutwillig oder von vornherein aussichtslos angestrengt, so soll die Erstattungspflicht von Anwaltskosten nicht bestehen.

6 Auch die Kosten von Sachverständigen sind von der Dienststelle zu tragen, wenn diese i.S. des § 38 Abs. 3 zur Aufgabenerfüllung der Personalratsarbeit notwendig sind. Im Rahmen von Einigungsstellenverfahren sind die Kosten des unparteiischen Vorsitzenden, einschl. seiner Reisekosten, zu tragen. Nehmen Vertreter des Personalrates, die nicht der Dienststelle angehören, am Einigungsstellenverfahren teil, so sind auch deren Kosten zu tragen. Sie haben einen Anspruch in Höhe von sieben Zehntel des an das unparteiische Mitglied der Einigungsstelle gezahlten Betrages, sofern eine entsprechende Zusage des Personalrates vorliegt. Zu einer solchen Honorarzusage ist der Personalrat grundsätzlich befugt.

7 Zur Kostentragungspflicht bei Schulungs- und Bildungsveranstaltungen siehe § 45 Rn 13 f.

Absatz 2

8 Den Mitgliedern des Personalrates stehen Reisekosten nach den allgemeinen Regelungen in § 4 Abs. 1, 1a Besoldungs- und Versorgungsergänzungsgetz zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben zu. Danach sind Kosten für Reisen durch die Dienststelle zu erstatten, wenn das Personalratsmitglied mit der Reise Personalratstätigkeit ausübt und der Personalrat die Durchführung der Reise nach pflichtgemäßem Ermessen für erforderlich halten durfte (BVerwG vom 27.4.79- 6 P 24.78-, PersV 81, 25 und vom 21.7.82- 6 P 30.79-, PersV 83, 372).

9 Personalratstätigkeit nach Abs.1 ist nur diejenige, die zum gesetzlichen Aufgabengebiet des Personalrates gehört. Gemeint sind Tätigkeiten, mit denen er seine Rechte wahrnimmt und seine Pflichten i.S. des Gesetzes erfüllt (BVerwG vom 18.6.91- 6 P 3.90-, PersR 91, 34). Es bedarf keiner vorherigen Genehmigung seitens der Dienststellenleitung (BVerwG vom 22.6.62- VII P 8.61-, PersV 62, 180); jedoch sollte ihr die Reise vorher angezeigt werden.

10 Notwendige Reisen können sein:

• Aufsuchen eines erkrankten Beschäftigten, wenn eine persönliche Rücksprache mit diesem erforderlich ist (BVerwG vom 24.10.69VII P 14.68-, PersV 70, 131),
• Wahrnehmung von Gerichtsterminen in personalvertretungsrechtlichen Angelegenheiten (BVerwG vom 21.7.82- 6 P 14.79, PersV 83, 316),
• Teilnahme an auswärtigen Sitzungen (Gesamtpersonalrat, Stufenvertretung),
• Anreise zu Schulungs- und Bildungsveranstaltungen nach § 45.

11 Nichterstattungsfähig sind dagegen z.B.:

• Reisekosten, die dadurch entstehen, dass ein Personalratsmitglied vor der Sitzung die dem Vorstand vorliegenden Unterlagen einsehen möchte (BVerwG vom 29.8.75- VII P 13.73-, PersV 76, 305),
• Kosten für die Teilnahme an Arbeitstagungen für Personalräte verschiedener Verwaltungszweige oder verschiedener Länder (BVerwG vom 27.4.79- 6 P 89.78-, PersV 81, 23),
• Kosten für die Teilnahme an einer gewerkschaftlich veranstalteten Personalrätekonferenz (BVerwG vom 24.10.69- VII P 12.68-, PersV 70, 131),es sei denn, es handelt sich überwiegend um eine Schulungsveranstaltung i.S. des § 45.

Absatz 3

12 Die Dienststelle hat dem Personalrat für die Sitzungen, die Sprechstunden (vergl. § 41 Rn 2) und die laufende Geschäftsführung in erforderlichem Umfang Räume, Büropersonal und den sachlichen Geschäftsbedarf zur Verfügung zu stellen. Büro- und Sitzungsräume sowie Räumlichkeiten für die Sprechstunden müssen hierbei nach Größe, Lage und Ausstattung so beschaffen sein, dass sie den Erfordernissen der Personalratsarbeit genügen. So müssen die Büroräume abschließbar sein, ggf. müssen sie mit verschließbaren Ablageflächen für die einzelnen Personalratsmitglieder ausgestattet sein.

12 Zur Ausstattung der Büroräume gehören selbstverständlich ausreichende Schreibtische mit Bestuhlung und verschließbare Aktenschränke. Ist die Dienststelle aus eigenen Mitteln nicht in der Lage für ausreichend Räumlichkeiten zu sorgen, so hat sie bei anderen Dienststellen oder privaten Vermietern geeignete Räumlichkeiten anzumieten und die Mietkosten zu tragen. Personalrat und Dienststelle sollen bei der Auswahl der Räume Einvernehmen herstellen. Ist die Dienststelle jedoch der Meinung, andere geeignete Räumlichkeiten für die Aufgabenerfüllung des Personalrates zuweisen zu wollen, so ist sie daran nicht gehindert.

13 Der Bürokraft des Personalrates ist ebenfalls grundsätzlich ein eigenes Büro zur Verfügung zu stellen; es ist unzumutbar, dass Personalratsmitglieder und die Bürokraft ein gemeinsames Büro nutzen.

14 Bei der Auswahl der Bürokraft hat der Personalrat ein Mitentscheidungsrecht. Für die Auswahl einer entsprechenden Kraft ist neben der fachlichen Eignung, vor allem das Vertrauensverhältnis zwischen ihr und dem Personalrat von entscheidender Bedeutung. Personal für die Büroarbeit ist immer dann notwendig, wenn in Zusammenhang mit der Personalratsarbeit Schreib- und Büroarbeit anfallen.

15 Wie viel Bürokräfte dem Personalrat zur Verfügung zu stellen sind, richtet sich nach dem Umfang der anfallenden Arbeit. In einem Beschluss vom 30.07.2003, AZ: 5L/02 hat das OVG Sachsen-Anhalt jedoch entschieden, dass anhand von Erfahrungswerten in vergleichbaren Dienststellen entschieden werden kann, wobei als Maßstab für den erforderlichen Bedarf die Anzahl der Personalratsmitglieder dienen kann, die gemäß § 44 Abs. 5 von ihrer Tätigkeit freizustellen sind. Der Personalrat kann solchen Erfahrungswerten nicht mit dem allgemein gehaltenen Hinweis begegnen, die Amtsgeschäfte hätten in seinem Fall einen solchen Umfang angenommen, dass die Zuweisung einer Bürokraft anhand von Erfahrungswerten nicht ausreichend sei. Erfordern die besonderen Verhältnisse der Dienststelle die Zuweisung in erhöhtem Umfang, obliegt es dem Personalrat, diese besonderen Verhältnisse darzulegen. Er braucht sich andererseits aber nicht darauf verweisen zu lassen, er möge die anfallende Büroarbeit „nebenher“ selbst mit erledigen.“ (OVG Sachsen-Anhalt vom 30.07.2003, a.a.O.).

16 Die Dienststelle kann sich auch nicht der Verpflichtung, eine Bürokraft abzustellen mit dem Hinweis entziehen, ihr fehle dann für den eigentlichen Dienstbetrieb eine erforderliche Kraft. Selbst ein Personalratsmitglied, das beruflich Schreibarbeiten ausführt, kann nicht darauf verwiesen werden, die im Personalrat anfallende Schreibarbeit zu erledigen. Unzulässig ist auch die Zuweisung der Schreibarbeit des Personalrates an ein zentrales Schreibbüro.

17 Bei der Wahrnehmung der Aufgaben des Personalrates leistet die Bürokraft unselbständige Hilfe. Sie unterliegt der Weisung des Personalrates, ist aber weiterhin Angehörige der Dienststelle (BVerwG vom 21.3.84- 6 P 3.82-, Bucholz 238.37 §40 Nr.2, und BayVGH vom 10.293-17 P 92.2698-, PersR 93, 364). Bürokräfte unterliegen während ihrer Aufgabenerfüllung für den Personalrat der Schweigepflicht (§ 10 Abs. 3).

18 Ausdrücklich aufgenommen wurde die Ausstattung mit Informations- und Kommunikationstechnik. Hier wird eine Ausstattung angemessen sein, die auch ansonsten in der Dienststelle vorhanden ist. Dazu gehören eigene, besonders geschützte Email-Postfächer. Ein Smartphone gehört auf jeden Fall dazu. Aber auch spezielle Personalratssoftware kann hierzu gehören. 

Neben der erforderlichen Ausstattung für das Personalratsbüro hat die Dienststelle auch den sachlichen Geschäftsbedarf zur Verfügung zu stellen. Hierunter fallen Schreibmaterialien, Telefon und Fachliteratur. In größeren Dienststellen hat der Personalrat sogar Anspruch auf eine eigene Amtsleitung. Die Dienststelle darf eine Aufzeichnung von Telefondaten nur zum Zweck der Kostenerfassung durchführen.

19 Zur Literaturausstattung gehört als unentbehrliches Arbeitsmittel ein Kommentar zum Landespersonalvertretungsgesetz. Zur weiteren Literatur, die zur Verfügung zu stellen ist, gehören insbesondere Gesetzestexte zum Arbeits-, Sozial- und Beamtenrecht. Je nach Umfang der Personalratsarbeit gehört auch Spezialliteratur (Unfallverhütung, Haushaltsrecht, Personalplanung) zur Ausstattung. Der Personalrat kann für Spezialliteratur auf die Nutzung von in der Dienststelle vorhandenen Büchern verwiesen werden. Mindestens eine einschlägige Fachzeitschrift gehört zum erforderlichen Geschäftsbedarf des Personalrates. Hierbei bleibt es dem Personalrat überlassen, für welche Fachzeitschrift er sich entscheidet.

20 Zu den Schreibmaterialien zählen Schreibpapier (evtl. mit eigenem Briefkopf), Aktenordner sowie Briefpapier oder Freistempler.

21 Ein Laptop oder Notebook in Dienststellen mit räumlich getrennten Dienstgebäuden kann auch dem Personalrat zustehen, wenn die Dienststelle mit stationären Computern ausgestattet ist, (vergl. LAG Köln vom 17.10.1997- 11 TaBV 15/97-, BB 98, 538). Ein derartiges Gerät sollte für Personalräte mit Reisetätigkeit (Stufenvertretungen) erforderlich sein (vergl. Lorenzen u.a., Rn 40b).

22 Verfügt die Dienststelle über ein internes EDV-gestütztes Kommunikationssystem, so ist dem Personalrat dessen Nutzung zu gestatten (vergl. LAG Bd-W vom 26.9.97- 5 TaBV 1/97-, DB 98,887, zur Nutzung eines betrieblichen E-Mail-Systems und ArbG Paderborn vom 29.1.98- 1 BV 35/97-, AiB 98, 282, zur Einrichtung und eigenständigen Gestaltung einer Homepage im Intranet des Unternehmens).

23 Dienststelleneigene Vervielfältigungsgeräte sind dem Personalrat zur Nutzung zur Verfügung zu stellen; in größeren Dienststellen hat er Anspruch auf ein eigenes Gerät.

Absatz 4

24 Die Dienststelle ist verpflichtet, dem Personalrat Plätze und Anschlagflächen für Bekanntmachungen in der Dienststelle zur Verfügung zu stellen. Die Zahl und Orte richten sich hierbei nach räumlicher Größe der Dienststelle, so dass alle Beschäftigte sich über Bekanntmachungen des Personalrates informieren können.

25 Der Inhalt der Bekanntmachungen richtet sich nach den Aufgaben des Personalrates nach diesem Gesetz und ist von diesem zu bestimmen und zu verantworten. Nicht erlaubt ist, dass einzelne Personalratsmitglieder ohne Genehmigung des Gremiums von sich aus über die Personalratsarbeit informieren (vergl. Bay VGH vom 29.7.87- 17 C 87.01687-, PersR 88, 139, Ls.).

26 Seinem Informationsrecht gegenüber den Beschäftigten kann der Personalrat auch durch Herausgabe von Flugblättern oder Rundschreiben nachkommen; je nach Größe der Dienststelle auch durch eine Personalratszeitung. Hierbei kann der Personalrat durch die Dienststelle darauf verwiesen werden, dass seine Informationen in einer hauseigenen Druckerei vervielfältigt werden können (VG Mainz vom 27.19.85- 6L 1/85-, PersR 86, 80 Ls.). Eine Zustimmung seitens der Dienststellenleitung zur Herausgabe schriftlicher Informationen ist nicht erforderlich; ebenso wenig darf eine Zensur ausgeübt werden.

27 Verfügt die Dienststelle über ein Intranet hat der Personalrat das Recht, seine Bekanntmachungen in das allen Beschäftigten zugängliche Angebot einzustellen, Satz 3.